O MDF-e é obrigatório para quem emite CT-e e para quem emite NF-e e transporta em veículo próprio, arrendado ou com transportador autônomo. A exigência de carga fracionada saiu do texto. Desde dezembro de 2023 o encerramento é no término do último descarregamento, não no fim do percurso.
O MDF-e é a obrigação que mais gera conversa em balança e menos atenção no escritório. Quase todo dono de transportadora sabe que ele existe. Boa parte segue com uma versão da regra que mudou há anos.
Duas mudanças importam mais que as outras, e as duas pegam quem aprendeu o assunto na época certa e nunca mais conferiu.
A primeira é que a exigência de carga fracionada saiu do texto. A segunda é que o momento do encerramento mudou em dezembro de 2023, e a diferença entre a regra velha e a nova é justamente onde o manifesto fica em aberto.
Quem precisa emitir, na redação de hoje
A cláusula terceira do Ajuste SINIEF 21/2010 diz, hoje, que o MDF-e deverá ser emitido:
| Inciso | Quem emite | Desde |
|---|---|---|
| I | O contribuinte emitente de CT-e, modelo 57 | 01/08/2017, pelo Ajuste SINIEF 10/17 |
| II | O contribuinte emitente de NF-e, no transporte de bens ou mercadorias realizado em veículos próprios ou arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas | 01/12/2015, pelo Ajuste SINIEF 9/15 |
Compare com o que muita gente ainda repete. A redação anterior, do Ajuste SINIEF 15/12, exigia carga fracionada: para o transportador, mais de um conhecimento de transporte; para o remetente, mais de uma NF-e.
Repare também no inciso II: ele alcança quem não é transportadora. Indústria e comércio que levam a própria mercadoria em veículo próprio, arrendado ou com autônomo contratado emitem MDF-e, mesmo sem prestar serviço de transporte a ninguém.
O encerramento mudou, e a diferença é prática
Essa é a parte que deixa manifesto aberto no sistema sem ninguém perceber.
Até 12/12/2023, a cláusula décima quarta mandava encerrar "após o final do percurso descrito no documento". Desde 13/12/2023, na redação do Ajuste SINIEF 45/2023, o inciso I diz: ao término do último descarregamento descrito no documento.
Parece a mesma coisa e não é. Percurso é o caminho do caminhão; último descarregamento é o momento em que a carga sai. Numa viagem com retorno vazio, o percurso termina na garagem e o descarregamento terminou horas antes.
Além do inciso I, a cláusula manda encerrar nas outras três hipóteses:
- Transbordo, redespacho, subcontratação ou substituição do veículo ou do contêiner
- Retenção imprevista e parcial da carga transportada
- Inclusão de novas mercadorias para a mesma UF de descarregamento
- E, pelo § 1º da cláusula terceira, cada uma dessas situações também exige a emissão de um NOVO MDF-e para seguir viagem
Trocar o motorista não exige novo manifesto
Esse ponto gera discussão em quase todo escritório, e a resposta está no texto.
O § 1º da cláusula terceira, na redação do Ajuste SINIEF 20/14 com efeitos desde 01/02/2015, lista as situações que exigem novo MDF-e: transbordo, redespacho, subcontratação ou substituição do veículo, de contêiner, inclusão de novas mercadorias ou documentos fiscais, e retenção imprevista de parte da carga.
A substituição do motorista estava na redação anterior e foi retirada. Pela norma nacional de hoje, trocar o condutor no meio da viagem não é hipótese de novo manifesto.
Vale a ressalva de sempre: isso é a norma nacional do CONFAZ. Estado pode ter exigência própria de escrituração, e a penalidade por descumprimento é estadual, fixada no regulamento de ICMS de cada unidade federada. Quem opera em vários estados precisa olhar os dois níveis.
Um MDF-e por estado de descarga
O § 2º da cláusula terceira teve três redações em dois anos, o que explica parte da confusão.
A vigente é do Ajuste SINIEF 5/26, com efeitos desde 01/06/2026: deve ser emitido um MDF-e distinto para cada unidade federada de descarregamento, agregando em cada um os documentos das cargas a serem descarregadas naquela unidade.
Entre 12/12/2024 e 31/05/2026 havia exceções, para transporte conjunto de carga própria com carga de terceiros e para o autônomo com MDF-e de contratantes diferentes. Elas não constam da redação atual. Quem configurou o sistema naquele período e não revisou pode estar emitindo menos manifesto do que deve.
O manifesto não é papel, é o que amarra a viagem
Vale entender para que o MDF-e serve, porque isso explica por que o fisco liga para ele mais do que para outros documentos.
A nota fiscal diz o que é a mercadoria. O CT-e diz quem transporta, para quem e por quanto. Nenhum dos dois diz o que está dentro daquele caminhão agora.
O MDF-e faz isso: agrupa todos os documentos de uma mesma viagem num só manifesto, vinculado a um veículo e a um percurso. É o que permite a fiscalização de estrada conferir a carga inteira numa consulta, em vez de pedir documento por documento.
Por isso o encerramento importa tanto. Enquanto o manifesto está aberto, aquela viagem consta como em andamento. Encerrar é a declaração de que a carga chegou.
Quem tem frota própria e também contrata agregado convive com os dois incisos ao mesmo tempo, e aí o controle precisa separar as duas origens. Carga própria em veículo próprio entra pelo inciso II; frete contratado com CT-e entra pelo inciso I.
Por que manifesto aberto é problema mesmo sem multa imediata
Transportadora costuma descobrir o passivo quando já tem dezenas de MDF-e em aberto no portal.
O problema não é só a penalidade, que varia por estado. É o que o manifesto aberto significa para o fisco: uma carga que entrou em circulação e nunca foi declarada como entregue. Isso convida pergunta, e pergunta vem acompanhada de pedido de documento de viagens antigas, quando ninguém mais lembra do detalhe.
Também atrapalha a própria empresa. MDF-e sem encerrar polui o controle de frota, mascara qual veículo está livre, e confunde a conferência de entrega na hora de faturar.
- Rodar um relatório de MDF-e em aberto no portal e tratar o passivo, do mais antigo para o mais novo
- Mudar o gatilho do encerramento no processo interno: é o último descarregamento, não a chegada do caminhão na garagem
- Conferir se o sistema ainda aplica as exceções do § 2º que valeram até maio de 2026
- Treinar quem emite para as quatro hipóteses da cláusula décima quarta, porque três delas acontecem no meio da viagem
- Checar se a transportadora aparece como transportador declarado em MDF-e de terceiro, pelo risco do § 3º
O primeiro item costuma revelar que o problema não é de hoje. Vale tratar junto com a revisão dos outros documentos da operação, porque CT-e com erro de tomador ou de município derruba crédito do cliente, e os erros mais comuns estão no artigo sobre emissão de CT-e na transportadora.
E vale lembrar que a partir de 2027 o documento fiscal passa a decidir o crédito de IBS e CBS do seu cliente, como está no artigo sobre crédito de IBS e CBS na transportadora. Obrigação acessória deixa de ser burocracia e vira dinheiro na mesa do embarcador.
Se a sua transportadora é de Campo Largo, Curitiba ou região e você quer esse passivo levantado e tratado, é o que a GFC faz na contabilidade para transportadoras.
Conteúdo informativo, não substitui orientação profissional para o caso concreto. Para análise do seu cenário, consulte um profissional habilitado com registro ativo no Conselho Regional de Contabilidade. A legislação tributária muda: confira sempre a vigência das normas citadas.
Perguntas frequentes
MDF-e só vale para carga fracionada?
Não vale mais. A redação antiga da cláusula terceira do Ajuste SINIEF 21/2010 exigia carga fracionada, com mais de um conhecimento ou mais de uma nota. Essa exigência saiu: desde 01/12/2015 para o emitente de NF-e, pelo Ajuste SINIEF 9/15, e desde 01/08/2017 para o emitente de CT-e, pelo Ajuste SINIEF 10/17. Hoje a obrigação não depende da quantidade de documentos da carga.
Quando o MDF-e precisa ser encerrado?
Ao término do último descarregamento descrito no documento, conforme o inciso I da cláusula décima quarta do Ajuste SINIEF 21/2010, na redação do Ajuste SINIEF 45/2023, com efeitos desde 13/12/2023. Antes disso a regra era após o final do percurso. Também encerra em transbordo, redespacho, subcontratação, substituição de veículo ou contêiner, retenção imprevista e parcial da carga, e inclusão de mercadoria para a mesma UF de descarregamento.
Trocar o motorista no meio da viagem exige novo MDF-e?
Pela norma nacional de hoje, não. O § 1º da cláusula terceira lista transbordo, redespacho, subcontratação, substituição do veículo ou do contêiner, inclusão de mercadoria ou documento fiscal, e retenção imprevista de parte da carga. A substituição do motorista constava da redação anterior e foi retirada na redação dada pelo Ajuste SINIEF 20/14, com efeitos desde 01/02/2015.
Preciso de um MDF-e para cada estado de descarga?
Precisa. O § 2º da cláusula terceira, na redação do Ajuste SINIEF 5/26 com efeitos desde 01/06/2026, determina que seja emitido um MDF-e distinto para cada unidade federada de descarregamento, agregando em cada um os documentos das cargas destinadas àquela unidade. As exceções que existiram entre dezembro de 2024 e maio de 2026 não constam da redação atual.
Escrito por Equipe Editorial GFC
Joelson Coldebella
Revisado por Joelson Coldebella, Contador, CRC/PR 056499, em · Apoio de IA · Revisão humana
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